Si tenés un evento especial o necesitás compartir información con un grupo grande de personas a través del mail, deberías saber que existe una función llamada 'Combinación de correo electrónico' (mail merge, en inglés) de Google, que envía mensajes personalizados para un público amplio. Aunque también podés utilizar Mailchimp.
Hay motivos de sobra para elegir un mail como medio para contactarse con alguien o brindar una información. Ante todo, no requiere de la saturación de contactos y mensajes en nuestro WhatsApp, aplicación que utilizamos a diario, y es elegido como una plataforma más formal para el área académica, laboral y administrativa.
Eso sí, para poder utilizar Combinación de correo electrónico tenés que tener una cuenta con un plan apto de Google Workspace, es decir, que sea alguna de los siguientes tipos:
- Workspace Individual
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise Standard
- Enterprise Plus
- Education Standard
- Education Plus
Si tu cuenta es compatible, descubramos cómo configurar esta función integrada en Gmail para enviar a múltiples contactos campañas, boletines informativos, anuncios personalizados o el contenido que desees.
En principio, la combinación de correo electrónico reemplaza el modo de envío múltiple en Gmail. Para activarlo, cuando redactes un mensaje, junto a la línea “Para:”, haz clic en Usar la combinación de correo electrónico, como figura en la imagen.
Mediante esta función vas a poder personalizar tus mensajes con etiquetas de combinación, como @nombre y @apellidos. Al enviar el mensaje, cada destinatario recibe una copia única del correo, en el que se reemplazan las etiquetas de combinación con los detalles que hayas configurado.
Además, los destinatarios no pueden comprobar a quién más le enviaste el mensaje. Y, para que puedas administrar las conversaciones fácilmente, recibirás las respuestas del destinatario en conversaciones separadas.
Cómo añadir destinatarios automáticamente a tus mensajes
Una vez dentro de Gmail, vas a seguir estos pasos:
- En la esquina superior izquierda, hacé clic en Redactar. También podés abrir un borrador existente.
- Agregá destinatarios en el campo “Para”.
- A la derecha de la línea “Para:”, presioná Usar la combinación de correo electrónico.
- En el mensaje, ingresá @.
- Seleccioná una etiqueta de combinación: @nombre @apellido @nombrecompleto @correoelectronico
- Para insertar la etiqueta, presioná Intro. ¡Y listo! Tan simple como eso.
Algunos tips. Para asegurarte de que tu mensaje use el nombre de destinatario correcto, revisá su nombre en Contactos de Google. Si el destinatario no está en Contactos de Google, entonces la función tomará el nombre y el apellido de acuerdo a lo que ingresas en la línea “Para:”. Por ejemplo, si ingresás “Lisa Rodríguez <lisa@example.com>” como destinatario, Gmail tomará “Lisa” como @nombre y “Rodriguez” como @apellido.
Para casos en los que no tengas los contactos agendados, podrías ingresar un valor predeterminado en el mensaje de error. Por ejemplo, para los destinatarios que no tienen nombre, “Hola @nombre” puede ser “Hola amigo”.
Otra opción para agregar varios destinatarios, es crear una etiqueta en Contactos de Google para agrupar destinatarios. Cuando agregues la etiqueta en la línea “Para:” de Gmail, los destinatarios agrupados se propagarán automáticamente.
¿Y si tengo demasiados destinatarios?
Si tenés muchos destinatarios, también podés organizarte mejor vinculando una hoja de cálculo que contenga la información de contacto. Cualquier columna de la hoja de cálculo se puede usar como etiqueta de combinación en tu mensaje. Allí vas a poder incluir detalles personalizados para cada destinatario y personalizar tu mensaje aún más.
Cuando uses una hoja de cálculo para obtener información de los destinatarios, es recomendable que verifiques los caracteres que hay en tus encabezados de columna y direcciones de mail. Tené en cuenta que las direcciones de correo que contienen caracteres especiales no se consideran válidas.
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